Grundlagen der Eventplanung

Willst du ein Event erfolgreich und vor allem sicher für alle Teilnehmer organisieren, musst du akribisch planen. Du brauchst die passende Location ebenso wie die richtigen Dienstleister. Außerdem musst du ein paar fundamentale “Dinge” beachten. Hier sind die Grundlagen für gelungene Events und zufriedene Eventmanager.

Gerade auf Open-Air-Geländen, in Sportstadien, auf Messegeländen oder in großen Veranstaltungshäusern gewinnt die Cateringqualität deutlich, sobald du eine Auswahl hast. Doch buchst du zu viele, sind deine Dienstleister mit ihrem Geschäft unzufrieden. Wer 20 Cateringdienste für ein Event mit 100 Personen bucht, der hat zu viel des Guten getan. Immerhin musst du die vielen Dienstleister auch koordinieren. Keiner von euch gewinnt dabei.

Die richtige Location 

Du brauchst eine Location, die zu deinen Teilnehmern, deinen Sponsoren und zu deinem Budget passt. Das kann ein echter Spagat werden. Ganz wichtig ist, dass deine Auswahl auch praxistauglich ist. Wie gut finden deine Gäste den Eingang? Wie weit ist der Parkplatz entfernt? Stelle sicher, dass deine Location barrierefrei ist. Baue im Zweifelsfall eine temporäre Rampe oder Bühne oder ähnliches. So wird dein Event für alle Teilnehmer ein echtes und ein positives Erlebnis.

Erste Hilfe und Sicherheitsdienste  

Als Erstes kannst du in deinen eigenen Reihen schauen, ob du einen Ersthelfer an Bord hast. Das wäre natürlich klasse. Du kannst auch die Location fragen, ob sie einen Sanitätsdienst haben und diesen Service an dich vermieten. Übrigens hier ein Hinweis zum  “Wording”. Sanitätsdienste sind die Helfer, die du als Veranstalter beauftragst. Rettungsdienste sind öffentlich zur Verfügung stehende Dienste bei Notfällen. Nur so ein Rettungsdienst darf Verletzte transportieren. Das kann bedeuten, dass du trotz eines angeheuerten Sanitätsdienstes einen Rettungswagen rufen musst. Ob und wie viele Sanitäter du bestellen musst, hängt von Charakter deines Events ab. Behörden können dir Auflagen zur Mindestanzahl machen. Doch es liegt in deinem Ermessen, ob du möglicherweise sogar mehr Sanitäter ordern solltest.

Denke ebenfalls an einen Sicherheitsdienst. Dazu gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Wenn du allerdings die Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO) anwenden musst, brauchst du ein Sicherheitskonzept und musst einen Ordnungsdienst beauftragen. Laut MVStättVO § 41 Abs. 3 brauchst du ein solches Konzept für eine Veranstaltung mit voraussichtlich mehr als 5.000 Besuchern. Passen in deine Location mehr als 5.000 Personen, beginne frühzeitig solch ein Konzept zu erstellen. Warte damit nicht bis sich abzeichnet, dass es 5.000 Menschen sein werden.

Notfälle und Notausgänge

Meistens passiert bei Veranstaltungen nichts. Allerdings eben nur meistens. Wir alle kennen Fälle, in denen es schief ging. Wie heisst es doch so schön? “Vorbeugen ist besser als heilen.” Bereite dich auf Notfälle vor – mit einem Notfallplan. Du als Eventmanager bist gefragt, eine Lösung für alle Notfälle zu finden. Ganz egal ob es sich um einen Feueralarm handelt oder ob ein Kind vermisst wird. Vielleicht erscheint dir das alles ein bisschen übertrieben. Doch die Sicherheit und die Gesundheit deiner Teilnehmer sollten es dir wert sein.

Kümmere dich rechtzeitig um die Notausgänge und die Rettungswege. Diese müssen mindestens eine Breite von 1,20 Metern haben (MVStättVO § 7 Abs. 4). Briefe dein Team weit im Voraus, wie sie im Notfall reagieren sollen. Am besten ist es, wenn ihr Notfallpläne auch übt. Denn wüsstest du wirklich, wie du im Zweifelsfall einen Feuerlöscher bedienst?

Lärm

Ist dir bewusst, welchen Lärmpegel deine Veranstaltung verursacht? Der Lärmpegel ist ein Punkt, den Eventmanager gern übersehen. Besonders wichtig ist das Thema natürlich, wenn du ein Outdoor-Event in den Abendstunden organisierst. Das gilt neben Konzerten natürlich ebenso  für Parties auf Rooftops, an Badestränden oder in weniger schalldichten Räumen.

Ein Zeitplan voller Deadlines

Als Eventmanager bist du für eine ganze Reihe von Terminen und Abläufen verantwortlich. Wie du weißt, betrifft das nicht erst deine Veranstaltung selbst. Es beginnt mit dem ersten Vorbereitungstag lange, lange vor deinem Event.

Du musst wissen, wann du deine Location spätestens buchen solltest oder wann dein Caterer die finalen Teilnehmerzahlen braucht. Wann sollte der Ticketverkauf starten? Willst du Frühbucherpreise und damit auch Termine anbieten? Bis wann brauchst du von deinen Referenten eine Zusage, damit das Programm online oder als Printausgabe rechtzeitig erscheinen kann? Termine über Termine. Alle wollen von dir koordiniert werden.

Erstelle gleich zu Beginn einen Zeitplan für die organisatorischen Schritte. Plane außerdem Puffer ein. Puffer für Unvorhergesehenes. Falls Plan A nicht funktioniert, hast du dann immer noch Zeit für Plan B.

Deine Dienstleister ebenso wie deine Sponsoren und Aussteller sollten übrigens auch rechtzeitig auf deiner Veranstaltung erscheinen. Gib ihnen ausreichend Zeit, ihre Stände aufzubauen oder ihre Services vorzubereiten. Versichere dich auch, dass sie rechtzeitig vor Ort sind. Vergiss nicht, die Mobilnummern deiner Partner abzufragen, für den Fall, dass du sie außerhalb der üblichen Bürozeiten erreichen musst.

Lizenzen und Rechte

Hast du endlich alle Referenten, Locations und Dienstleister gebucht, könntest du aufatmen. Doch denke auch an die Lizenzen und Rechte! Hier sind einige, die du auf jeden Fall berücksichtigen solltest.

  • Urheberrechte: beim Aufführen von Musik, beim Nutzen von Fotos, Grafiken, Logos etc.
  • Sondernutzungsgenehmigungen: beim Aufstellen von Verkaufsständen, beim Aufhängen von Plakaten oder Veranstaltungen auf öffentlichen Plätzen
  • Persönlichkeitsrecht: beim Fotografieren deiner Teilnehmer oder Referenten
  • Jugendschutzrecht: mit Blick auf Arbeitszeiten oder den Ausschank von Alkohol
  • Wettbewerbsrecht: bei der Gestaltung von Teilnahmebedingungen oder der klaren Angabe auf allen Materialien, wer der Veranstalter ist