Der VSMF Eventplaner, ist zur Organisation für jegliche Events entwickelt worden. z.B. von Live Akts, Straßenfesten, Festivals u.v.m… VSMF Event übernimmt jedoch keine Haftung für eventuelle Schäden, die durch nicht bestimmungsgemäße Verwendung entstehen.

	Minimum	Empfohlen
Betriebssystem	Windows 10 Alle Administratorrechte
Prozessor	CPU Dual Core 2.4 GHz oder schneller mit SSE2 Unterstützung
RAM	4 GB
Grafikkarte	Jede Grafikkarte mit Hardwarebeschleunigung und 512 MB
Auflösung	1920 x 1080 Full HD
Netzwerkkarte	Keine Mindestanforderungen

Um den VSMF Eventplaner zu betreiben, ist es notwendig alle Programmdateien auf Ihren PC zu kopieren und zu installieren. Die Installation ist im Standardverzeichnis „C:\VSMF Event“ zu Installieren. Es wird empfohlen das Standardverzeichnis zu verwenden. Nach der Bestätigung werden die Installationsdateien und die dazu gehörigen Programme in das ausgewählte Verzeichnis installiert.

Einrichtung: Nach Abschluß der Installation landen Sie im Einrichtungs-Dialog. Nun können Sie in Teilschritten alle wichtigen Daten eingeben.

Mit dem Assistenten werden die wichtigsten Daten eingepflegt. Wir empfehlen ihnen, vorab alle wichtigen Daten zurecht zu legen.

Klicken Sie auf den Button „Starte den Assistenten“
Nachdem Sie den Assistenten gestartet haben, tragen Sie ihre Daten ein und klicken immer auf weiter.

Die wichtigsten Daten die Sie bereithalten sollten:

Die Stammdaten Ihrer Firma
Art der Abholung (KFZ, Bus usw.)
Bewertung Künstler
Art Verkaufsstände
Bezeichnung Gebinde (für Getränke und Essen)
Lohnkosten
Verantwortung
Position der Mitarbeiter
Lager ( Halle , Lagerplätze )
Art der Lieferanten / Kunden
Mitarbeiter
Zutrittsrechte
Bühnen

The Base….

ist für Sie als der verantwortliche Organisator, die Grundlage für Ihren Erfolg. In der Basis dreht sich alles um die Stammdaten für die Planung. Durch die durchdachte und gut übersichtlich gestaltete Oberfläche, ist es ein Leichtes das Ziel zu erreichen. Um z.B. zu Ihren Lieferanten zu gelangen, um zu sehen bei welchen Veranstaltungen welche Produkte bestellt wurden oder verbraucht worden sind.

Für die richtige Location stellt sich die Frage: Welche Ausstattungen haben die einzelnen Locations? Dafür haben wir die Kategorie Halle / Gelände implementiert, um Höhe, Länge, Breite, erlaubte Besucher u.v.m. zu erfassen.

Mitarbeiter sind oft ein wichtiges Thema in einer Event-Agentur. Nicht nur, dass man die Kontaktdaten in einer anderen Art und Weise gespeichert hat, sondern auch die Frage, wen man für welche Veranstaltung einsetzen könnte oder auch bei welcher Veranstaltung der Mitarbeiter bereits eingesetzt wurde.

Diese und andere Themen haben wir in dieser Software implementiert.

Anlegen einer Bühne

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Bühne

Erfassen Sie hier alle wichtigen Daten Ihrer Bühne, die in Ihrer eigenen Location oder an einem Veranstaltungsort vorhanden sind.

Hinweis : Bei den Externen Firmen handelt es sich um die Firmen, die Sie über die Lieferanten und Kunden eingeben.

Anlegen Arbeitsschritte

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Eingabe Arbeitsschritte

Erfassen Sie hier alle Arbeitsschritte, um ein Rezept für Mix Getränke und Speisen zu erstellen.

Anlegen Mix Getränke / Getränke / Speisen

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Eingabe Mix Getränke / Speisen / Getränke

Erfassen Sie hier Ihre Getränke, Mix Getränke und Speisen. Um diese dann später in der Planung dem Event zuzuordnen. Diese kann man den Mitarbeitern beim Event Tag aushändigen.

Andere Veranstaltungen

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Andere Veranstaltungen

Erfassen Sie hier mögliche Ideen für Veranstaltungen.

Schilder

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Eingabe Schilder

Erfassen Sie hier die für Ihre Veranstaltung benötigten Schilder, um vor dem Veranstaltungstag eine Kennzeichnung zu schaffen. Wo z.B. die Bühnen, die Stromverteilung usw. aufgestellt werden soll.

Hinweis : Diese Bezeichnungen sind die Grundlage für die Planung vom Auf ,- und Abbau.

Vorverkaufsstellen

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Eingabe Vorverkaufsstellen

Erfassen Sie hier Ihre Vorverkaufsstellen, um schnell einen Überblick zu haben.

Hinweis: über den Button „drucken“ haben Sie die Möglichkeit eine Liste aller Vorverkaufsstellen zu drucken.

Halle / Gelände

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Eingabe Halle / Location

Erfassen Sie hier Ihre Locations, in denen Sie Veranstaltungen planen.

Ausstattung Halle / Gelände

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Eingabe Ausstattung

Erfassen Sie hier die Ausstattung der Location die vorhanden ist.

Verantwortung

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Verantwortung

Erfassen Sie hier die Verantwortungsbereiche, um später eine klare Definition zu haben wer verantwortlich ist. Wie z.B. Verantwortlicher für Bühne usw…

Mitarbeiter

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Eingabe Mitarbeiter

Ein Bild, das Screenshot enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Erfassen Sie hier Ihren Mitarbeiter mit Urlaubsanspruch, sowie wann der Urlaub stattfindet. Die Historie zeigt Ihnen einen Verlauf des Mitarbeiters sowie an welchen Veranstaltungen dieser eingeplant wurde.

Künstler

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Eingabe Künstler

Erfassen Sie hier Ihre Künstler mit Details wie Catering, Tech Rider, Pressetext, Einzelheiten und Equipment.

Liste Künstler

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Liste Künstler

In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit, nach der Art des Künstlers zu suchen.

Art Künstler

Klicken Sie in der Hauptmaske >>> Art der Künstler

Erfassen Sie hier die Art der Künstler.

Berechnung

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Berechnung

In der Produktberechnung gibt es für Sie die Möglichkeit, alle bestellten Produkte zu vergleichen. Um den Einkauf zu optimieren.

Produktberechnung

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Produktberechnung

Erfassen Sie hier Ihre Produktberechnungen mit Namen, Gemeinkosten%, Personalkosten%, Gewinn%, Zusätzliche Kosten in Euro, MwSt., Gesamt in % und Bemerkung

Lieferanten/Kunden/Austeller

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Lieferanten

Erfassen Sie hier Ihre Lieferanten / Kunden / Austeller usw. und deren Produkte.

Hinweis : Aktivieren Sie die Option Druckerei / Vorverkauf. Damit können sie in der Planung beim Kartenvorverkauf und bei der Planung der Hotels eine Auswahl treffen.

Lieferanten Liste

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Lieferanten Liste

Die Lieferantenliste, ermöglicht es Ihnen einen schnellen Zugriff auf alle Lieferanten zu haben. Durch das Suchfeld ist es möglich, nach Lieferanten zu suchen.

Anlegen einer Veranstaltung

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Neue Veranstaltung anlegen

Der Assistent hilft Ihnen, eine Veranstaltung mit den Grundangaben festzulegen.

Schritt 1

Schritt 2

Geben Sie hier den Namen der Veranstaltung, Gelände/Halle, Verantwortlicher,

Termin / Frist und im Veranstaltungsdetails das Datum usw. ein

Hinweis : Die Pflichtfelder für das Anlegen einer Veranstaltung, sind Name der Veranstaltung, Location, Verantwortliche Person und die Gesamten Veranstaltungsdetails.

Schritt 3

Tragen Sie hier ihre Kontaktdaten für die Ämter ein.

Schritt 4

Schritt 5

Schritt 6

Es besteht nun die Möglichkeit einen Antrag zu drucken.

Hinweis : Sollten Sie keine Bühne haben oder keine aufbauen, wählen Sie bitte trotzdem eine Bühne aus.

Bemerkung für Ton und Licht

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Bemerkung Ton / Licht

Hinweis: Durch klicken auf den Button „Bemerkung Ton / Licht“, haben Sie die Möglichkeit Hinweise für den Tontechniker oder Lichttechniker einzugeben, um diese später zu drucken.

Besprechung

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Besprechung

Status

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Status

Überprüfen und Aktualisieren Sie ihren Fortschritt der Planung ihrer Veranstaltung. Es besteht die Möglichkeit, schon am Anfang der Planung ein Deckblatt zu drucken. Um gleich eine Mappe anzulegen.

Hinweis: Eine Ansicht über die Planung was erledigt ist , der noch nicht 😊. Bei Gelb ist die Planung abgeschlossen und bei Rot ist diese noch nicht abgeschlossen.

Auswertung der Veranstaltung

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Auswertung

Gesamt Liste der Produkte die Eingekauft und verbraucht worden sind. Voraussetzung ist dafür das der Verbrauch in dem Bereich Produkt Liste >>> Verbrauch Eintragen eingepflegt wurden.
Gesamte Einnahmen und Ausgaben
Eine Auflistung der Künstler / Band
Besucher
Eine Liste aller Getränke und Speisen

Termine / Fristen

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Termine / Fristen

Hinweis : Die Termine und Fristen, werden auf der Startseite bei Fälligkeit angezeigt

Getränke

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Getränke

Stellen Sie hier die Getränke/Essen für ihre eigenen Verkaufsstände zusammen. Die Sie im Bereich Getränke / Speisen erstellt haben.

Sektoren

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Sektoren

Diese Sektoren können in einer Location z.B. die Bar, Bühne usw. sein. Oder bei der Planung von Festivals die Sektoren Zeltplatz, VIP-Bereich usw. Sie haben auch die Möglichkeit, Straßen in „Hausnummer von“ – „Hausnummer bis“ zu unterteilen, damit Verkaufsstände ihren Standort schneller finden können.

Planung Künstler

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Planung Künstler

Dies ist Ihre Hauptmaske für die Planung rund um den Künstler.

Planung Künstler

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Planung Künstler

Erfassen Sie hier die Künstler/Band inklusive der Planung Hotel, Bedarf in der Garderobe und Hotel.

Ansprechpartner Künstler

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Planung Künstler

Tragen Sie hier den Ansprechpartner vom Künstler/Band ein, der am Veranstaltungstag der Ansprechpartner ist.

Neue Bühne Hinzufügen

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Bearbeiten >>>> Neue Bühne hinzufügen

Ergänzen Sie hier, die Bühnen für das geplante Event. Um bei der Planung die Künstler den Bühnen zuzuordnen.

Catering

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Planung Künstler >>>>Catering

Erfassen Sie hier den Einkauf für die Künstler und deklarieren sie es gleich ,ob es für die Küche bestimmt ist.

Hinweis : Sie können hier eine Unterteilung vornehmen zwischen der Zubereitung von Speisen in der Küche und dem Bereich Catering im Backstage Bereich / Garderobe.

Mitarbeiter

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Mitarbeiter

Mit dieser Maske haben Sie einen Überblick über die Künstler und Mitarbeiter. Sollten Sie noch zusätzliche Mitarbeiter benötigen, gibt es die Möglichkeit diese einzugeben.

Produkte Bestellen

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Produkte bestellen

Tragen sie als erstes das Lieferdatum und Lieferuhrzeit ein , diese wird automatisch für den Lieferanten bei der Bestellung übernommen.
Suchen Sie einen Lieferanten und klicken Sie auf den Button öffnen.
Es öffnet sich die gesamte Produktliste des Lieferanten.
Klicken Sie beim Produkt auf Bestellen.

Tragen Sie den Preis ein und die Menge ein und ob es geliefert oder abgeholt werden muß.
Speichern Sie die Bestellung.

Ausweise Künstler

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>>Ausweise Band

Erfassen Sie hier die Ausweise für die Künstler

Vertrag

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Leistung und Vertragsdetails

Erfassen Sie hier Ihre Vertragsdetails. Bei mehreren Künstlern werden diese links angezeigt. Durch Klick auf „bearbeiten“ können sie für jeden Künstler die Vertragsdetails eingeben.

Wählen Sie den Künstler/Band aus und tragen sie die wichtigsten Einzelheiten aus dem Vertrag ein.

Verantwortung Bühne

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Verantwortung Bühne

Erfassen Sie hier den Verantwortlichen für die Bühne(n).

Sonstige Events

Erfassen Sie hier sie Sonstigen Events, wie zum Beispiel Vorführungen und Spiele, die bei den Veranstaltungen stattfinden.

Autogramm Stunde

Garderobe

Tragen Sie hier alle wichtigen Ausstattungsmerkmale ein die ein Künstler/Band in der Garderobe haben möchte.

Planung Hotel

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Planung Hotel

Erfassen und ändern Sie hier nachträglich die Unterkünfte für die Künstler/Band.

Tech Rider

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Planung Events >>>> Planung Künstler>>>> Tech Rider

Erfassen Sie hier die Tech Rider der Künstler.

Planung Auf,- Abbau

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Auf und Abbau

Planen Sie hier den Gesamten Auf und Abbau der Veranstaltung.

Eingabe Auf,- und Abbau

Eingabe Schilder

Die Maske „Eingabe Schilder“ ist die Grundlage für die Planung von dem Auf,- und Abbau. Sie haben die Möglichkeit am Event Tag die Location mit „Schilder“ auszustatten.

Externe Mitarbeiter

Mit den Externen Mitarbeiter können Sie von Fremdfirmen die Mitarbeiter eintragen, um diese dann mit Ausweisen auszustatten.

Team Planung

Planen Sie hier ihre Teams mit dem vorhandenen Mitarbeiter, die in der Mitarbeiter Planung geplant wurden.

Erledigte Aufträge

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Auf und Abbau >>>> Erledigte Aufträge

Mitarbeiter

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Mitarbeiter

Erfassen und planen Sie hier ihre Mitarbeiter.

Hinweis : Bevor Sie mit der Planung der Mitarbeiter starten empfiehlt es sich noch Daten zu überprüfen wie Zutrittsrechte. Nach der Überprüfung legen Sie bitte die Min/Max Positionen und den Hintergrund für die Ausweise fest.

Positionen / Zutrittsrechte

Erstellen Sie hier die Positionen und Zutrittsrechte für die Mitarbeiter , Künstler und Gäste.

Min / Max Positionen

Für die Planung der Kosten und Mitarbeiter ist es unumgänglich die Anzahl der einzelnen Schichten fest zu legen.

Min / Max Auswertung

Die Min / Max Auswertung zeigt ihnen eine Übersicht ob alle Schichten ausreichend besetzt , oder eine Übersetzung vorhanden ist.

Anweisung Sicherheit

Beschreiben Sie hier die Anweisungen für die Sicherheit.

Planung Funk

Planung für den Funk ist für eine Veranstaltung Essentiell wichtig(wenn es gebraucht wird ).Die Einstellungen wer Funk bekommt und wer nicht legen Sie bitte in der Planung der Mitarbeiter fest.

Planung Material

Bei der Planung vom Material wird unterschieden zwischen dem eigenen Material und der Anlieferung von Firmen.

Hinweis : Bei der Planung vom Material unterscheiden die Software zwischen dem Eigene Material und das was von Externen Firmen angeliefert wird.

Firmen / Lieferanten / Austeller

Eigenes Material

Verkaufsstände

Hinweis : Bevor Sie mit der Planung der Verkaufsstände starten empfiehlt es sich noch die Daten zu überprüfen wie die Art der Verkaufsstände. Nach der Überprüfung legen Sie bitte den Bedarf für die Veranstaltung der jeweiligen Arten der Verkaufsstände fest.

Art der Verkaufsstände

Anzahl der Verkaufsstände

Um eine Überbelegung der Verkaufsstände im Vorfeld auszuschließen , legen Sie hier fest wie viele Verkaufsstände fest wie viele von welcher Art sie zulassen.

Gesamt Anzahl

In dieser Übersicht sehn sie eine Auswertung der Fehlmengen oder Überbelegungen der Veranstaltung.

Getränke und Speisen zusammenstellen

Getränke und Speisen drucken

Hier können Sie alle Getränke und Speisen als Rezept bzw. Anweisung drucken

Verbrauch Mitarbeiter / Künstler

Verbrauch Mitarbeiter

Erfassen Sie hier den Verbrauch der Mitarbeiter auf Basis der Coupons.

Verbrauch Künstler

Erfassen Sie hier den Verbrauch der Künstler auf Basis der Coupons.

Kartenvorverkauf

Tragen Sie hier ihren gesamten Bestand der Eintrittskarten sowie VVK , AK usw. ein.

Hinweis der Preis bezieht sich auf den Preis, den Sie für den Druck bezahlt haben.

Eingabe Verkaufte Karten

Hinweis : Tragen Sie die Verkauften Eintrittskarten ein die Tagesweise , wochenweise oder monatsweise verkauft wurden.

Gästeliste

Planung Presse

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Planung Presse

In diesem Bereich planen Sie die Pressetermine für die einzelnen Künstler / Band.

Hinweis : Sis können nur einen Reporter Auswählen, wenn Sie diesen vorher unter „Reporter Presse“ angelegt haben.

Planung Reporter

Werbung

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Werbung

In dieser Maske geht es darum, vor dem Event die Werbung zu planen und nach dem Event alle Plakate, Mesh-Banner u.v.m. wieder einzusammeln. (Damit man keinen Ärger mit den Ämtern bekommt!)

Sponsoren Werbung

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Werbung >>>> Sponsoren Werbung

Hinweis: Bestimmen Sie zuerst die Standorte und Anzahl Ihrer Werbemöglichkeiten bei der Veranstaltung.

Frequenzen

Wechselgeld

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Wechselgeld

Tragen Sie hier erst den Namen der Kasse ein z.B. Kasse Einlaß und dann die Einzelnen Stückelung ein, die Sie für die Kasse vorgesehen haben. In dem Bereich „Münzrollen ist es möglich die Einzelnen Münzrollen mit Stückelung , Anzahl der Münzen, Rollengewicht , Rollenwert und Rollen Farbe eintragen

Entnahmen unter oder nach dem Event

Unter der Bezeichnung „Entnahmen“ besteht die Möglichkeit weder nach dem Event oder unter der Veranstaltung zu dokumentieren welche Entnahmen aus der Kassen getätigt wurden.

Gesamt Wechselgeld

Unter dem Button „Gesamt Wechselgeld“ wird ihnen die gesamte Summe angezeigt. Des weiteren können sie eine Planung vornehmen und eine Vollmacht ausstellen, um das Wechselgeld bei der Bank zu holen.

In dem Bereich „Eingabe Bank“ Tragen Sie hier die Bank ein, von der das Wechselgeld geholt werden soll.

Pfandmarken / Coupons

Wir haben in dieser Abteilung die Planung von Pfandmarken und Coupons erstellt. Geben Sie unter Bezeichnung den Namen der Pfandmarke oder Coupon ein die Sie für die Veranstaltung brauchen.

Fahrdienst / Shuttle Service

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Event auswählen >>>> Shuttle Service

Sie haben die Möglichkeit einen Fahrdienst / Shuttle Service einzurichten, um die Künstler vom Bahnhof, Flugplatz oder Externes Material etc. abzuholen Diese Maske dient auch dazu, alle Transporte, die anfallen, zu planen.

Hinweis: Durch klicken auf „Start“ wird die aktuelle Uhrzeit und das Datum in der Abfahrt eingetragen. Wiederum wird beim Klick auf das Feld „Beendet“ die aktuelle Uhrzeit und das Datum in den Feldern „Zurück am“ und „Zurück Uhrzeit“ eingetragen und der Auftrag verschwindet nach einiger Zeit.Sie können über den Button „Erledigte Aufträge“ die abgeschlossenen Fahrten ansehen oder diese wieder aktivieren.

Material

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Material

Erfassen ,planen und Organisieren Sie hier Ihr eigenes Material.

Material Liste

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Material >>>> Material Liste

Bearbeiten Sie hier Ihren Eigenbestand an Materialien. Sie können in dieser Maske unter anderem Etiketten drucken, den Artikel bearbeiten, sowie Reparaturen anlegen. Unter dem Button „Historie“ befindet sich eine Ansicht des gesamten Verlaufs für das Material.

Aufbauanleitung

Klicken Sie in der Hauptmaske >>>> Material >>>> Aufbauanleitungen

Beschreiben Sie hier wie der Mitarbeiter z.B. eine Bar Aufbauen kann.

Klicken Sie in das Feld Anlage mit der linken Maustaste
Es Erscheint eine Büroklammer
Klicken Sie auf die Büroklammer
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